Les 22 et 23 septembre 2018 s’est tenu, au château du Clos de Vougeot, la onzième édition du festival littéraire et gastronomique Livres en Vignes. Cet événement de grande ampleur, au cœur du terroir vigneron de Bourgogne, attire chaque année un public de plus en plus nombreux. Nous avons l’occasion de faire du bénévolat sur le salon au cours de ce week-end et voulions partager cette expérience enrichissante.

Le salon Livres en Vignes, une institution littéraire

Onze ans de prestige littéraire pour le salon

L’aventure Livres en Vignes a vu le jour en 2007, grâce à Evelyne Philippe. Elle avait, la même année, institué le Club des Écrivains de Bourgogne, qui reçoit chaque année des grands noms de la littérature contemporaine et met à l’honneur la gastronomie. Voilà ce qui semble motiver Evelyne Philippe : la littérature d’un côté, la gastronomie et l’œnologie de l’autre. Ce sont donc ces deux thèmes qu’elle a également mis à l’honneur en créant Livres en Vignes il y a onze ans. Depuis ses origines, le salon reçoit des auteurs de tous horizons, toujours dans une ambiance amicale.

« Humour, bonne humeur et convivialité : tel fut le slogan de la onzième édition de Livres en Vignes. », écrit-elle sur le site du salon littéraire.

Chaque année, le public a l’occasion de commencer le salon par la grande dictée, cette année parrainée par Didier Van Cauwelaert. Cette dictée est devenue un rendez-vous important, puisqu’elle est réputée pour être chaque année plus difficile – et il est vrai que les textes choisis sont particulièrement pointus ! Certaines personnes ne viennent au salon que pour cette dictée, ce qui montre l’ampleur de sa réputation. Mais elles finissent toujours par faire un tour dans les différentes salles du château où elles sont accueillies par les auteurs. Ce week-end est ainsi l’occasion de rencontres enrichissantes. Livres en Vignes est également le cadre de remise de prix littéraires, au nombre de quatre (parrainés par différents domaines vignerons). Une telle reconnaissance montre bien l’ampleur qu’a pris ce salon en à peine une décennie.

Le château du Clos de Vougeot, un cadre idéal pour Livres en Vignes

Pour un salon liant littérature et gastronomie, quel meilleur cadre que celui du château du Clos de Vougeot, magnifique bâtisse trônant au milieu des vignes bourguignonnes ? Ce château organise de nombreux événements tout au long de l’année, mettant ainsi en valeur son patrimoine architectural, le vin et la gastronomie. Notamment, il reçoit au cours de réceptions grandioses la Confrérie des Chevaliers du Tastevin, dont fait partie Evelyne Philippe. Le château semblait donc le cadre parfait pour un événement comme Livres en Vignes, et d’ailleurs il est parfaitement utilisé pour l’organisation du salon.

Ainsi, au cours du week-end de Livres en Vignes, des chefs cuisiniers régalent les participants, organisateurs et visiteurs participant au salon, et une réception des Chevaliers du Tastevin a lieu le samedi soir. Deux espaces sont dédiés aux conférences, la jeunesse a une salle attitrée tout comme la littérature de la gastronomie. Parmi les quatre prix décernés à l’occasion du salon, le prix « Clos de Vougeot » récompense une oeuvre traitant du vin, des vignes et d’un « certain art de vivre », comme on peut le lire sur le site de Livres en Vignes. Ce prix est d’ailleurs parrainé par la Confrérie des Chevaliers du Tastevin. Livres en Vignes est donc une institution qui trouve parfaitement sa place au château du Clos de Vougeot.

Faire du bénévolat sur un salon littéraire

L’organisation d’un salon littéraire

Contrairement à ce que laisse imaginer une visite à Livres en Vignes, l’organisation du salon se fait depuis de nombreux mois. Nous avons découvert en arrivant pour le week-end que les membres de l’organisation avaient déjà tout planifié depuis juin. Bien sûr, une fois que l’on a ouvert la « bible », trieur regroupant toutes les informations nécessaires au bon déroulement du week-end, il devient évident que tout doit être pris en compte bien à l’avance. Ainsi en est-il par exemple des hôtels dans lesquels logent les auteurs : combien de chambres sont nécessaires, pour combien de nuits (puisque l’ouverture du salon avec les participants a lieu le vendredi soir) ? Ou encore, il faut réserver les tables pour les repas du midi, au château, et du soir, au restaurant.

Afin de gérer les minibus, qui font la navette entre le village de Vougeot et le château pour le public, des fiches horaires sont définies. Tous les horaires de trains pour les auteurs sont vérifiés depuis des mois, les billets réservés, les voitures mises à disposition pour faire la navette avec la gare. Avec autant de contraintes, tout doit être évidemment organisé scrupuleusement, afin d’éviter tout désagrément ou contre-temps. Pour autant, l’organisation n’est jamais à l’abri d’un problème de dernière minute, et c’est à ce moment que les bénévoles sont importants : ils permettent de prendre en charge ces imprévus pour faire en sorte qu’ils n’aient pas d’incidence sur le déroulement du salon.

Découverte des coulisses de Livres en Vignes

Faire du bénévolat sur un salon est le moyen de découvrir les dessous d’un tel événement. Nous avons été mises en relation, un peu par hasard, avec la secrétaire stagiaire d’Evelyne Philippe deux semaines avant le week-end du salon. L’équipe d’organisation manquait justement de bénévoles et nous avons par conséquent été très bien accueillies. En tant que nouvelles arrivantes dans l’équipe Organisation sur le salon, nous ne savions pas vraiment à quoi nous attendre. Mais les tâches sont variées et surtout nombreuses tout au long du week-end !

Bien sûr nous avons commencé par des tâches simples (comme la mise à disposition de programmes au public ou la distribution des badges nominatifs aux participants), laissant les prises de décision aux bénévoles rodés depuis de nombreuses années de participation au salon. Mais très vite, tous les bénévoles sont sollicités sur différents fronts, ce qui multiplie et diversifie les tâches à gérer. Ainsi le dimanche a été pour nous beaucoup plus chargé que notre première journée, nous obligeant à prendre des décisions sans pouvoir forcément consulter les membres de l’organisation. Dans de telles circonstances, on est obligé de se décider rapidement tout en prenant en compte les conséquences de nos choix. On est ainsi confronté à des problèmes d’organisation, ce qui nous pousse à l’autonomie assez rapidement.

Faire du bénévolat sur un salon est donc une expérience enrichissante, promesse de rencontres et de découvertes, aussi bien littéraires qu’humaines.

Lise Colnot – Master 2 Métiers du livre 2018-2019